Como Estruturar o Time do Seu SaaS: Desenvolvimento, Vendas, Marketing e Suporte

Deivison compartilha neste vídeo como está organizado o time do eGestor, seu SaaS que hoje conta com mais de 100 funcionários, construído sem nenhum aporte externo. A motivação veio de um relato de um cliente que estruturou toda a equipe de vendas da empresa dele assistindo a um vídeo antigo de Deivison. Pensando em inspirar outros fundadores a crescerem e montarem suas equipes, ele detalha cada área: desenvolvimento, marketing, pré-venda, vendas, implementação, suporte, cobrança e revenda.

A lógica por trás do time de desenvolvedores

A primeira regra que Deivison segue é manter o software simples. Software complexo gera mais suporte, porque menos pessoas dentro da empresa entendem o produto de ponta a ponta. No eGestor, mesmo com o esforço para manter a simplicidade, a integração com Nota Fiscal Eletrônica e Nota Fiscal de Serviço já adiciona complexidade inevitável. Por isso existem desenvolvedores especializados em cada uma dessas integrações.

A filosofia de Deivison é clara: a empresa deve ter mais vendedores do que programadores. Dois sócios cuidam dos produtos eGestor e NF+, um software de emissão de nota fiscal eletrônica gratuito até 15 notas por mês. O time de desenvolvimento é intencionalmente enxuto, e Deivison está sempre atento para não deixá-lo crescer além do necessário.

Em relação ao home office, há uma exceção: um desenvolvedor sênior que já trabalha há muitos anos na empresa faz trabalho remoto por conta da confiança já construída. No geral, porém, Deivison evita o modelo. Ele prefere que a equipe trabalhe presencialmente, olho no olho, para que todos se conheçam, aprendam e cresçam juntos. Quando desenvolveu software ele mesmo, sempre ia até o cliente programar com ele do lado. Esse é o padrão que carrega para a empresa.

Marketing: geração contínua de leads

O marketing tem um único objetivo dentro da empresa: gerar leads de forma contínua e constante. Deivison usa a cena do filme Ben-Hur para ilustrar o ritmo: há um tambor que nunca para de bater, e todos precisam remar no mesmo compasso. Na empresa, esse tambor é o ritmo de ligações e conversas com clientes, sem parar.

O time de marketing trabalha em várias frentes ao mesmo tempo:

• Anúncios pagos no Meta, Google e YouTube, com gravação frequente de criativos novos. Deivison descreve sessões em que três pessoas trabalham juntas para gravar e depois editar os materiais antes de publicar nas plataformas.
• Automação de e-mail para leads que se cadastram para testar o software, com sequências de mensagens disparadas conforme o tempo de cadastro.
• WhatsApp para leads ativos e também para leads descartados de períodos anteriores. A empresa testou campanhas para leads descartados do ano anterior e obteve vendas. A cópia do texto é testada e ajustada com frequência, com feedback direto da equipe de vendas sobre o que está funcionando em cada segmento.
• Blog e SEO, área em que a empresa foi muito forte a partir de 2017 e que ainda recebe investimento, mesmo que o volume de tráfego não seja mais o mesmo de antes.

Pré-venda (SDR): o filtro antes do vendedor

O SDR tem uma função bem definida: entrar em contato com os leads, qualificá-los e agendar reuniões com os vendedores. Ele não fecha vendas. Seu produto é a reunião. Para conseguir esse agendamento, a equipe usa ligações, WhatsApp e até vídeos gravados de apresentação personalizados.

Deivison divide os SDRs por produto e por tipo de lead. Há SDR para eGestor, SDR para NF+, SDR para revendedores e SDR exclusivo para leads de propaganda paga. Esse último grupo existe por uma razão específica: leads vindos de anúncios chegam depois de pesquisar no Google, abrir várias abas e comparar concorrentes ao mesmo tempo. São leads mais sensíveis a preço. Os SDRs que trabalham com inbound percebem essa diferença e tendem a preferir os leads de conteúdo. Para que os leads de anúncio não fiquem em segundo plano, existe uma equipe dedicada exclusivamente a eles.

O SDR também cumpre um papel importante na redução do churn: ao filtrar leads que não se encaixam no perfil ideal, ele evita que a equipe de vendas, a implementação e o financeiro invistam tempo em clientes com pouca probabilidade de ficar.

O vendedor não para

O vendedor dentro da empresa tem uma regra: ele não prospecta. Quem prospecta é o SDR. O vendedor passa o dia inteiro conversando com clientes, seja com leads novos encaminhados pelo SDR ou com clientes já na sua carteira no CRM. Isso permite que ele fique focado no que faz melhor, que é fechar negócio.

A empresa usa um LRM (software voltado para SDRs) e um CRM para os vendedores. Antes do CRM, os vendedores desperdiçavam muitos leads: ligavam, não conseguiam atenção, e passavam para o próximo. Com o CRM, cada lead precisa ser justificado. Se o vendedor quer descartar um contato, ele precisa explicar o motivo, e o lead vai para uma planilha de descartados onde outro vendedor pode pegá-lo. Nenhum lead some sem explicação.

Comercial 2: vendendo para quem já é cliente

Há algum tempo, Deivison criou o que chama de "Comercial 2": uma equipe de três a quatro vendedores focada exclusivamente na carteira de clientes existentes. O objetivo é aumentar o valor que cada cliente paga, seja por meio do NF+, de novos produtos lançados pela empresa ou de upgrades de plano.

A lógica por trás da iniciativa é direta: se o custo de aquisição de clientes sobe, mas cada cliente passa a gerar mais receita ao longo do tempo, o LTV cresce e o negócio fica mais saudável. Deivison foi além e fez uma análise no banco de dados da plataforma de cobranças usando o Claude para cruzar os dados. O resultado mostrou que clientes que compram mais também ficam mais tempo na plataforma, não apenas pagam mais. Eles têm um lifetime mais longo.

O grande objetivo do Comercial 2 é atingir o churn negativo. Isso acontece quando os cancelamentos existem, mas o crescimento da receita dentro da carteira ativa supera as perdas, fazendo o MRR subir mesmo com saídas. Deivison já alcançou churn negativo no canal de revendas e trabalha para replicar o resultado no eGestor e no NF+.

Financeiro: cobrança ativa para evitar cancelamento

A equipe financeira não apenas processa cobranças. Ela entra em contato ativo com clientes em atraso por telefone e WhatsApp, negociando e buscando resolver a situação antes que chegue ao cancelamento. A lógica é simples: quanto maior a inadimplência, maior a probabilidade de churn. A empresa usa um sistema automatizado para informar o cliente sobre pendências, mas mantém pessoas no contato direto para os casos que precisam de negociação.

Implementação: o achado que mudou o churn

Depois que o cliente assina o eGestor, ele recebe um implementador dedicado. Esse profissional ajuda a configurar o software do zero e ensina o cliente a usar todas as funcionalidades. Deivison chama de "achado" a decisão de criar essa equipe: o nível de cancelamento caiu tanto com a implementação inclusa que o custo da equipe passou a ser amplamente compensado pela retenção gerada.

Alguns concorrentes cobram pela implementação ou pelo acesso a vídeos de treinamento. Deivison prefere não cobrar, por uma razão objetiva: cliente que não aprende o software cancela. A implementação existe para garantir que o cliente chegue ao sucesso com o produto. A equipe atende tanto clientes diretos do eGestor quanto revendedores.

Suporte com pessoas reais: o diferencial confirmado pela IA

O suporte da empresa conta com um bot para perguntas simples, mas qualquer dúvida fora do escopo do bot é atendida por uma pessoa real. Existe também um bot interno, voltado para a própria equipe de suporte: atendentes com menos experiência consultam esse bot antes de responder ao cliente, o que acelera o aprendizado e mantém a qualidade do atendimento.

Deivison usou o Claude para analisar os elogios e críticas ao suporte, a partir dos registros de atendimento. O resultado foi claro: o maior elogio dos clientes era exatamente que havia pessoas atendendo. A maior crítica registrada era ao bot, durante o período em que ele estava sendo testado como canal principal. Essa análise confirmou a decisão de manter o atendimento humano como padrão e o bot como suporte, não como substituto.

Revenda e farmers: crescendo pelo canal

A empresa tem uma estrutura dedicada à revenda do eGestor. Dentro dessa estrutura existem os "farmers", que funcionam como gerentes de conta para os revendedores. O farmer acompanha o revendedor desde o início, entrando junto nas reuniões via Google Meet para ajudar a fechar os primeiros clientes e continua presente ao longo do tempo para aumentar o engajamento e os resultados do canal.

Para quem já tem um SaaS e quer diversificar a receita, ou para quem quer entrar no mundo de SaaS sem desenvolver um produto do zero, Deivison menciona a revenda do eGestor como uma possibilidade concreta.

Coordenadores e o processo de contratação

Cada área da empresa tem um coordenador responsável por gerenciar a equipe e conduzir o processo seletivo. As entrevistas seguem um método que Deivison detalha na plataforma Vivendo de SaaS, com etapas e testes que ajudaram a reduzir os erros de contratação ao longo do tempo. A orientação que ele dá a todos os coordenadores é a mesma: não contratar os primeiros candidatos que aparecerem. Entrevistar bastante antes de decidir.

Após as entrevistas conduzidas pelo coordenador, o candidato passa por Deivison ou por um dos sócios. Ele faz questão de entrevistar pessoalmente 95% de todas as novas contratações. O motivo é direto: é necessário conhecer quem está entrando para manter a cultura da empresa.

Como o CRM ajuda a vender mais ao estruturar o time de vendas

Ao estruturar um time comercial, um dos maiores desafios é garantir organização, previsibilidade e eficiência no processo de vendas. É nesse ponto que o CRM se torna essencial. Ele centraliza todas as informações de leads, clientes e negociações em um único sistema, permitindo que gestores acompanhem o desempenho do time e identifiquem gargalos no funil.

Com um CRM, a divisão de funções dentro do time, como SDR, vendedor e pós-venda, fica mais clara. O SDR pode qualificar leads e registrar todas as interações, enquanto o vendedor recebe oportunidades mais preparadas para conversão. Isso evita perda de contatos e melhora a produtividade.

Outro ponto importante é a previsibilidade de receita. Com dados organizados, é possível entender quais oportunidades têm mais chance de fechamento, quais vendedores performam melhor e quais etapas precisam de ajustes. Isso torna a gestão mais estratégica e menos baseada em achismos.

Além disso, CRMs modernos oferecem automações que reduzem tarefas manuais, como envio de e-mails, criação de tarefas e atualização de status. Isso libera o time para focar no que realmente importa: vender.

Melhores CRMs para estruturar o time de vendas

Agendor CRM

Já ouviu falar sobre o Agendor CRM?

O Agendor CRM é uma plataforma brasileira voltada para a gestão de vendas consultivas B2B, ajudando empresas a organizar todo o processo comercial em um único lugar.

Com ele, é possível acompanhar o funil de vendas em tempo real, visualizar oportunidades e entender exatamente em que etapa cada negociação se encontra, aumentando o controle e a previsibilidade dos resultados.

Além disso, o sistema centraliza o histórico de clientes e interações, permitindo abordagens mais estratégicas e personalizadas ao longo da jornada de compra.

HubSpot CRM

Muito utilizado por equipes de marketing e vendas, integra automação, gestão de leads e acompanhamento de desempenho em uma única plataforma.

Salesforce

Uma das soluções mais completas do mercado, indicada para empresas maiores que precisam de alto nível de personalização e integração.